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Quando o controle atende aos negócios – as armadilhas de capacitar os negócios sem controle – CFO da geração

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Em nosso primeiro artigo desta série, descobrimos o papel emergente do controlador híbrido, um facilitador digital e criador de valor para os negócios.

Neste artigo, exploramos a linha tênue entre controlar e capacitar seus negócios. Permitir que os negócios operem de acordo com as formas de trabalho acordadas, sem restringir as atividades comerciais.

Não há como fugir disso, uma das respostas mais imediatas à pandemia de coronavírus é gerenciar nossos gastos com muito mais eficiência do que poderíamos ter feito durante os negócios, como de costume.

Em um artigo recente da McKinsey & Co, “O papel do CFO em ajudar as empresas a enfrentar a crise do coronavírus”, sugeriu a empresa consultora, “a equipe de CFO e finanças também pode trazer algum rigor ao gerenciamento de gastos, implementando um orçamento rápido baseado em zero para todos despesas discricionárias, como compras indiretas ”. Em resumo, isso significa controlar os gastos com cartão de crédito e compras.

E em nosso recente CFO Debate Live, com Dynshaw Italia, CFO da Soldo, ele apoiou totalmente essa abordagem, afirmando: “é uma das três principais prioridades e é fundamental para o fluxo de caixa durante uma mudança completa no comportamento dos gastos”.

Portanto, vamos detalhar esses conselhos de especialistas e explicar como você pode trazer rigor aos seus gastos e agir rapidamente durante uma crise.

Gastos pequenos aumentam

Compras indiretas são basicamente tudo o que você compra para uso interno por sua equipe interna. As compras incluem artigos de papelaria, assinaturas e até desinfetante para as mãos, se você puder encontrar alguns para comprar. Embora isso possa constituir uma pequena parte do orçamento geral da empresa, os gastos indiretos podem ser significativos em determinadas categorias e um “vazamento que precisa ser consertado” em momentos difíceis.

Nota: A compra direta é algo que você compra para revender como parte do seu negócio principal, incluindo materiais, estoque e ativos geradores de receita.

Às vezes, compras indiretas podem ser vistas como gastos discricionários que os detentores do orçamento possuem, portanto, podem gastar com o que quiserem. Por exemplo; trabalhe até tarde as pizzas com orçamentos de treinamento ou viagens de um dia fora dos orçamentos de consultoria.

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Durante os períodos de crise, precisamos melhorar os gastos com o que realmente precisamos e pensar com inteligência em todos os aspectos dos gastos, para que tenhamos o máximo de dinheiro possível no banco para manter a liquidez dos negócios.

É aqui que o orçamento baseado em zero (ZBB) pode ajudar, mas não é algo fácil de alcançar, a menos que você tenha os sistemas certos.

Por que o ZBB é tão desejável durante uma crise?

O orçamento baseado em zero é o processo de liberar fundos para os detentores de orçamento para atividades funcionais específicas e iniciativas baseadas em resultados anteriores e necessidades atuais. Presume-se que nada é necessário, daí o termo baseado em zero.

Isso difere do orçamento tradicional, que normalmente começa com gastos de orçamento aprovados anteriormente e flexiona para cima ou para baixo em uma porcentagem fixa, sem considerar a real necessidade de gastos e qual valor foi criado ao gastar esse orçamento.

Existem prós e contras no orçamento tradicional e no orçamento baseado em zero, como explica o Investopedia.com: “O orçamento baseado em zero pode ajudar a reduzir custos, evitando aumentos ou diminuições gerais do orçamento de um período anterior. É, no entanto, um processo demorado que leva muito mais tempo que o orçamento tradicional baseado em custos ”.

A necessidade de revisar os gastos detalhados para avaliar a criação e o desempenho de valor pode atrapalhar muitos gerentes, pois eles dependem de relatórios de sistemas e equipes financeiras para gerenciar os detalhes, mas é aí que o investimento em seus sistemas pode realmente beneficiar você.


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Habilitador de tecnologia do controlador híbrido

Enquanto muitos gerentes veem seu sistema de compras como uma ferramenta transacional, uma ferramenta que simplesmente processa recebimentos, faturas e pagamentos, os gerentes mais experientes em tecnologia entendem o valor do uso de dados de gastos nesses sistemas e ferramentas para avaliar o desempenho e os gastos agregados. Por exemplo, um gerente de marketing que usa uma agência especializada levou a um aumento de 10% na geração de leads, contra 5% em uma agência mais barata e geral.

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Eles podem desenvolver seu próprio entendimento de suas funções atividades de gastos indiretos, como esses gastos ajudaram a gerar receita para os negócios e os ajudam a justificar suas solicitações de gastos no momento do orçamento. E para os aprovadores de orçamento consolidarem gastos interfuncionais para obter melhores termos e preços.

E em um momento de crise, isso coloca eles e seus negócios em uma posição muito forte para investir nas iniciativas mais impactantes.

Nick Levine, Finanças e Estratégia, está em uma posição privilegiada trabalhando na Soldo: “Consegui usar o próprio sistema de gerenciamento de gastos da Soldo para agir rápido, controlar e aplicar ou aplicar os gastos quando necessário”.

Exemplo de orçamento baseado em zero

Suponha que uma empresa que produz caixas de receita para entrega em domicílio, implemente um processo de orçamento baseado em zero devido à crise do coronavírus.

Um exemplo de compras indiretas poderia ser; A empresa percebe que várias equipes começaram a comprar licenças de videoconferência e outras equipes estão comprando resmas de papel para impressora, através do sistema de cartões de compras.

Em vez de aceitar isso como gasto discricionário ad hoc, o controlador híbrido pode intervir e consolidar os gastos no nível da empresa, reduzindo assim o custo para a empresa comprando como uma única licença corporativa para todos. Eles também poderiam comprar um estoque de papel para impressora, que os funcionários podem “cancelar” quando necessário.

Um exemplo de compras diretas poderia ser; A empresa nota que o custo de certos ingredientes “pré-preparados” utilizados em suas caixas, fabricados por um fornecedor terceirizado, está aumentando em 5% a cada mês.

Em vez de aceitar esse aumento e aumentar o orçamento das equipes, a empresa poderia procurar outros fornecedores, avaliar sua própria capacidade interna e decidir usar sua própria equipe para fabricar os ingredientes “pré-preparados” a baixo custo.

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O recurso importante do ZBB para a avaliação ou a necessidade e a tomada da decisão e ação corretas.

A tecnologia fornece a caixa de ferramentas para você tomar uma ação

Como você pode ver, o orçamento baseado em zero é um processo mais granular que visa identificar e justificar despesas, mas sem uma ferramenta que ofereça granularidade de dados e uma maneira de categorizar e controlar os gastos, o custo / benefício dessas intervenções pode ser muito baixo para ser uma prioridade real.

No entanto, uma combinação de boa tecnologia e uma conversa contínua sobre “desempenho dos gastos” com o responsável pelo orçamento pode ajudar a mudar sua abordagem de negócios para gastos discricionários e ajudar a empresa a prosperar.

Dynshaw conclui em sua entrevista sobre a vida em empresas iniciantes e trabalhando na Soldo: “Trabalhar em uma empresa de alto crescimento significa que você precisa ser adaptável e tem a oportunidade de criar processos e usar ferramentas que escalam, em vez de trabalhar com ferramentas herdadas. faz toda a diferença ao gerenciar dinheiro e gastar. ”.

E embora o ZBB possa ser visto como uma maneira de reduzir os gastos com pouco benefício para os negócios, ele pode ser superado adotando a abordagem “Goldilocks”, ou seja, tomando decisões e ações conscientes que levam aos melhores resultados, permitindo gastos que não muito, ou muito pouco, mas adequado às necessidades dos negócios.

É exatamente o que é necessário durante o coronavírus e provavelmente se tornará a melhor prática para muitas empresas no futuro próximo.


Este blog foi co-escrito por Nick Levine, Estratégia e Finanças da Soldo, e Christopher Argent, Consultor Estratégico, Generation CFO.

Soldo é uma plataforma de gerenciamento de gastos e despesas, completa com cartões Mastercard®, administrador intuitivo e relatórios sem esforço. Sua missão é simplificar todo o ciclo de despesas comerciais, do começo ao fim. Usamos a tecnologia financeira mais inteligente para resolver os três principais problemas de gastos empresariais: delegação, controle e geração de relatórios. Saiba mais aqui

*As fotos exibidas neste post pertencem ao post generationcfo.com

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