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Por que tantas equipes de finanças lutam para entregar o “melhor da classe” – CFO de geração

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Dados os tempos desafiadores que vivemos, os tomadores de decisão de uma organização devem ter as informações necessárias para tomar as decisões certas no momento certo. A equipe de finanças não apenas desempenha um papel fundamental na coleta e validação de dados, mas também pode ajudar os consumidores a identificar áreas críticas de atenção, fornecendo relatórios precisos e compreensíveis.

Esta série de três artigos analisa os relatórios financeiros e como levá-los a outro nível. Na primeira parte, veremos por que tantas equipes de finanças lutam para fornecer os melhores relatórios da categoria.

Problemas na face do carvão

Trabalhei no setor por mais de dez anos para diversas empresas, tanto como controlador financeiro quanto como CFO. Durante esse tempo, fui responsável por desenvolver processos e entregar pacotes de relatórios, e como consumidor de relatórios e estrategista. Quando falo para jovens profissionais de finanças hoje, muitos dos problemas e frustrações que encontrei no coalface ainda existem hoje.

Desafio um: dados

Existem vários aspectos dos dados que podem exigir atenção. O primeiro é o acesso no nível de granularidade certo, no formato correto, no momento certo. Com relação à granularidade, geralmente dependemos de sistemas transacionais subjacentes, como ERPs, que podem impor limitações. Pode ser devido à falta de funcionalidade ou configuração ruim.

No caso do último, isso poderia ser resolvido com um simples redesenho, por exemplo, adicionando códigos de custo adicionais a um ERP para permitir uma análise mais detalhada. Se for uma falta de funcionalidade, uma atualização para uma versão mais recente pode resolver o problema. Se isso não resolver o problema, pode ser necessário um re-desenvolvimento caro ou um novo sistema.

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O mesmo argumento se aplica à formatação de dados. Os sistemas transacionais são construídos para eficiência transacional e não capacidade de relatório, o que significa que pode ser necessário uma reestruturação dos dados para relatório. Sem essa transformação, os relatórios podem ser complicados.

O último ponto é sobre a atualidade dos dados. O que devemos tentar alcançar como equipe de finanças é autossuficiência, evitando assim depender de seu departamento de TI. No passado, a tecnologia era um fator limitante. No entanto, dados os avanços da tecnologia e a abundância de softwares de relatórios disponíveis hoje, esse não deve mais ser o caso. Gary Crawford, COO do provedor de software XLCubed afirma: “Quando você fala sobre autossuficiência, a equipe de finanças precisa estar em posição não apenas de alterar ou criar relatórios por conta própria, mas também fazer isso com rapidez. Agilidade é a chave para a oportunidade ”.

O segundo aspecto que entra em jogo, especialmente com a autossuficiência, é a consistência e governança dos dados. Uma maneira de conseguir isso é ter uma única fonte de dados, o que significa que todos estão olhando para os mesmos dados principais.


GENCFO Deep Dive – Como você torna a reportagem ‘melhor da classe’ uma realidade?

Neste Deep Dive Live interativo com GenCFO, IBCS e XLCubed, discutiremos como e por que as organizações ficam aquém das expectativas ao relatar e como isso pode ser resolvido de forma rápida e fácil.

Se você está procurando melhorar sua capacidade e saída de relatórios, esta sessão é para você.

10 de setembro de 2020 14h


Desafio dois: definir o que relatar

Este é o problema mais frustrante que enfrentei na indústria. Existe uma relutância contínua em mudar o status quo, ou mesmo em contestá-lo. Relatórios de várias páginas são produzidos mês após mês, sem discussão sobre se estão atingindo seus objetivos. A informação produzida é relevante? Está sendo lido pelos destinatários?

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O principal objetivo de qualquer relatório é fornecer informações relevantes para identificar os problemas para que você possa tomar medidas. Se um relatório não atender a essa definição simples, ele não deve ser produzido. A equipe de finanças está ocupada o suficiente, sem perder tempo em relatórios que não geram nenhuma ação.

Desafio três: transformar dados em informações

Quantas vezes você viu um livro de relatório mensal que contém números sem narrativa? Freqüentemente, isso pode ser devido à falta de tempo no ciclo de relatórios.

Depois de definir o que relatar, precisamos encontrar os dados relevantes e transformá-los em informações úteis. Extrair os dados certos deve ser um processo mecânico; a etapa crucial é onde a equipe de finanças pode usar seu conhecimento para agregar valor.

Desafio quatro: apresentação de relatórios e consistência

A etapa final é decidir como apresentar as informações. Agora estamos vendo mais equipes de finanças usando visualizações e exibições gráficas, bem como dados para ajudá-los a contar a história por trás dos números.

No entanto, qualquer que seja a abordagem adotada, é necessário haver alguma consistência na apresentação, não apenas nos relatórios individuais, mas na organização como um todo. Isso ajuda o consumidor do relatório a identificar e focar nos principais problemas. Inconsistências podem resultar em conclusões enganosas ou incorretas.

Como a equipe financeira pode resolver esses problemas?

De maneira crítica, a equipe financeira precisa garantir que assumam a propriedade e sejam responsáveis ​​pelo processo de relatório e o tornem o ‘melhor da classe’. Existem elementos que requerem colaboração com outras pessoas, mas o departamento financeiro deve iniciar a conversa.

Por exemplo, podemos precisar da assistência inicial da equipe de TI para identificar e conectar às fontes de dados; entretanto, além disso, devemos parecer autossuficientes. Já sofremos no passado com soluções de relatórios, como business intelligence. Conseguimos acessar os dados, mas exigimos um alto nível de ajuda técnica para alterar ou desenvolver o que foi entregue. Vimos exemplos de equipes financeiras retirando dados de soluções de relatórios para o Excel para serem analisados ​​ou reformatados, um processo que não faz sentido e é demorado.

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Além dos dados, precisamos ver o que você produz atualmente e os objetivos do relatório. para quem é isso? O conteúdo é relevante? Poderia ser apresentado melhor? Que ações você realiza como resultado?

Se quisermos cumprir nossos objetivos de elevar a equipe financeira ao nível de estrategista, não devemos ter medo de fazer perguntas, desafiar as respostas e fornecer orientação quando necessário.

Há tantos motivos para se esforçar para obter os melhores relatórios financeiros da categoria, mas muitas equipes financeiras têm dificuldade. No entanto, os problemas estão sob nosso controle, o que significa que está em nossas mãos enfrentar os desafios e elevar o processo a outro patamar.

Na segunda parte desta série, veremos o papel do Excel na geração de relatórios – os prós e os contras do debate.


Escrito por Mark Cracknell, chefe de pesquisa, CFO de geração. Para mais informações sobre os serviços de CFO de Geração, entre em contato aqui.

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