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Por que o Excel só leva você até agora

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Em nosso artigo recente, destacamos o papel crucial do FP&A durante a crise em curso. No entanto, também concluímos que havia um espaço considerável para melhorias e que a tecnologia além do Excel tem um grande papel a desempenhar.

Em pesquisa realizada pela ACCA há alguns anos, 75% das organizações pesquisadas reconheceram que o Excel ainda era o principal conjunto de habilidades de tecnologia para suas equipes do Office of the CFO. Nossa pesquisa recente do GenerationCFO reforça que a maioria das organizações ainda depende fortemente do Excel de uma forma ou de outra. A questão é: até onde o Excel levará a equipe FP&A e que papel ele pode desempenhar?

Excel é o ponto de partida

Como disse uma vez o grande tenista Arthur Ashe: “Comece de onde você está. Use o que você tem. Faz o que podes.”

Para a maioria das organizações, isso significa começar com o Excel, a tecnologia de escolha dos contadores. É a ferramenta que eles usam primeiro para planejamento, análise e relatórios. E porque não? É fácil de aprender e usar, está amplamente disponível e acessível e possui recursos e funcionalidades ricas. Quer você o use para relatórios ou planejamento, o Excel tem algo a oferecer. Você só precisa olhar os vários fóruns on-line do ‘Excel’ para apreciar a experiência desenvolvida ao longo dos anos, disponível gratuitamente para todos – outro importante argumento de venda.

Curiosamente, um número crescente de organizações já adotou o MS Power BI para trabalhar com o Excel para aprimorar a capacidade de análise e relatório. Essa ferramenta fornece um nível adicional de habilidade, especialmente em torno da visualização, que não está disponível como padrão no Excel. Podemos comparar isso com o planejamento, em que o Excel é frequentemente usado exclusivamente como a ferramenta principal para entregar esse processo.

Excel como plataforma de modelagem

Não há dúvida de que o Excel possui a funcionalidade e a capacidade de construir modelos muito sofisticados. Isso inclui aqueles que integram P&L, balanço patrimonial, fluxo de caixa (três modelos de demonstrativos) e outros, como consolidação ou fluxo de caixa descontado (DCF). Como discutimos em nosso artigo anterior, um modelo integrado de três afirmações é fundamental em tempos de crise.

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Vimos exemplos de processos de planejamento baseados em planilhas que se revelaram problemáticos. Em 2018, a Conviviality foi afundada por um erro em seu modelo de previsão de planilha. Erros desse tipo geralmente são resultado de disciplinas de design ou desenvolvimento deficientes, como testes. Sim, isso pode ocorrer facilmente em qualquer software, não apenas no Excel. No entanto, é muito mais improvável em outro software, pois seu desenvolvimento atrai um nível mais alto de controle, teste e governança do projeto. Portanto, podemos resolver esse problema no Excel, mas, infelizmente, raramente é.

Portanto, se o Excel pode fornecer modelagem sofisticada e complexa, por que não seria a melhor ferramenta a ser usada, mesmo se melhores controles de desenvolvimento fossem implementados?

Um modelo não é um processo

Estamos sob pressão crescente para que o processo financeiro seja eficiente e eficaz. Obviamente, o design da solução precisa modelar o negócio com precisão. Isso é fundamental. No entanto, alcançar a eficiência e eficácia do processo de planejamento vai muito além do modelo em si.

À medida que uma organização cresce, aumentamos o número de colaboradores para o processo de planejamento. Isso é necessário para alcançar a mudança de mentalidade que rompe os silos tradicionais entre os departamentos financeiro e operacional. Essa necessidade de colaboração cria três requisitos de capacidade adicionais:

  1. Multi usuário;
  2. Gestão de fluxo de trabalho; e
  3. Securitização.

Vejamos isso com mais detalhes.

As pastas de trabalho do Excel podem ser implantadas em plataformas diferentes e trabalhadas simultaneamente por vários usuários por meio da funcionalidade ‘Pasta de trabalho compartilhada’. Isso pode funcionar para alguns usuários. No entanto, à medida que os números aumentam, isso se torna cada vez mais complexo e incontrolável.

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O fluxo de trabalho é uma função crucial de qualquer processo eficiente e eficaz. É essencial ser capaz de monitorar o progresso, bem como revisar, questionar e aprovar as contribuições. O benefício para uma equipe financeira de obter o controle de um processo de planejamento apenas por meio da introdução do fluxo de trabalho é altamente subestimado. Da forma como está, o Excel pronto para uso não tem capacidade de fluxo de trabalho.

Existe capacidade no Excel para proteger e securitizar pastas de trabalho. No entanto, embora o Excel forneça proteção com base em senha de planilha e pasta de trabalho, bloqueio de células e ocultação de fórmulas e proteção de senha de macros e suplementos, o nível de proteção oferecido é relativamente baixo. À medida que os planos se tornam cada vez mais detalhados e baseados em drivers, é necessário aplicar um alto nível de segurança ao processo.

Outras considerações

Existem várias outras considerações dignas de nota. Claro, você pode aprimorar o Excel usando o VBA ou outras soluções para cobrir alguns dos pontos fracos identificados. Isso exigirá o gerenciamento de várias soluções, com um aumento relacionado na sobrecarga de manutenção e a necessidade de habilidades além do Excel.

A outra consideração é a auditabilidade. Isso não se relaciona apenas com a necessidade de rastrear mudanças nos dados, mas também no design do modelo. Sim, o Excel tem funcionalidade básica para rastrear mudanças. No entanto, é duvidoso atender aos requisitos de muitas equipes financeiras e de TI.

Os benefícios de uma solução empresarial

Suponha que você esteja desenvolvendo seus processos de planejamento, análise e relatório para atender às crescentes demandas que estão sendo colocadas sobre eles. Nesse caso, você pode chegar a um ponto em que uma abordagem somente do Excel não permita mais fornecer um processo eficiente e eficaz pelos motivos discutidos acima. É aqui que você deve considerar uma solução de planejamento empresarial.

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Em termos de modelagem, as soluções de planejamento empresarial oferecem o mesmo nível de complexidade e, você pode argumentar, vão muito além da funcionalidade oferecida no Excel. Sim, talvez você precise aprender novas fórmulas ou funções. No entanto, muitos usuários do Excel também precisam aprender técnicas avançadas de modelagem do Excel para obter a mesma capacidade. Além disso, as funções em uma solução de planejamento empresarial visam explicitamente a modelagem e o planejamento.

A capacidade analítica e de relatório é incluída como padrão na maioria das plataformas de solução de planejamento empresarial. Você pode ter outra ferramenta de análise e relatório (como o MS Power BI) já em uso em sua organização. Você provavelmente pode se conectar perfeitamente à solução de planejamento empresarial como uma fonte de dados com isso no lugar. Colaboração multiusuário, fluxo de trabalho e recursos de securitização estão prontos para uso e requerem apenas configuração.

Outro benefício de uma solução corporativa é a capacidade de gerenciamento. Freqüentemente, há controles e verificações embutidos que fornecem um nível mais alto de confiança em torno do desenvolvimento da solução. E, claro, uma central de suporte, grupos de usuários e fóruns estão lá para ajudar.

Finalmente, não esqueçamos o Excel. Quase todos os fornecedores de tecnologia entendem a necessidade de adotar o Excel e utilizar seus pontos fortes como uma interface de usuário para planejamento, análise e relatórios. A maioria das soluções continua operando e desenvolvendo interoperabilidade robusta com o Excel e, cada vez mais, com o Word e PowerPoint. Isso coloca os controles e a securitização de uma solução corporativa por trás dos recursos das ferramentas do MS Office.

No próximo artigo, veremos ‘Fazendo o salto para uma solução corporativa’, onde veremos quando fazer isso e como aproveitar seu modelo e processo atuais.



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