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Os prós e contras do Excel – CFO de geração

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Na segunda parte desta série de três partes, temos uma visão agnóstica e equilibrada sobre o papel do Excel nos relatórios financeiros e examinamos os dois lados do debate.

Há cerca de 15 anos, muitos grandes fornecedores de tecnologia retratavam o Excel como o diabo; o objetivo deles era ‘matar’ seu uso nas finanças. Como as coisas mudam. Hoje, os fornecedores de tecnologia impulsionam sua interoperabilidade com o pacote Microsoft Office como um importante ponto de venda. As pessoas finalmente começaram a perceber que o Excel é realmente muito bom.

A Microsoft fez um trabalho fantástico de desenvolvimento dos recursos prontos para uso do Excel, a ponto de quase todas as funções financeiras o utilizarem. Quase todo contador pode usar o Excel em um nível ou outro.

Somente para relatórios financeiros, existem várias funções de cálculo, recursos de formatação infinitos e uma lista cada vez maior de visualizações.

As pessoas costumam me perguntar minha opinião pessoal sobre o Excel. Minha resposta é que, se for desenvolvido e usado da maneira certa, não haverá problema em uma equipe de finanças usar o Excel como ferramenta principal. Mas há alguns problemas a serem resolvidos.

Questão 1: governança de desenvolvimento

Em muitas organizações, o Excel é uma tecnologia crítica em vários processos principais. As pastas de trabalho e os modelos que você cria são ‘soluções’ como qualquer outra. No entanto, eles não atraem o mesmo nível de rigor ou controle sobre o desenvolvimento que uma solução de tecnologia atrairia.

As pessoas costumam desenvolver soluções do Excel. O controle de versão e os testes são raros, a documentação ainda mais. Essa dependência excessiva de indivíduos cria um risco considerável para a organização.

Se controlarmos o desenvolvimento do Excel com os mesmos níveis de governança aplicados às outras tecnologias, não há razão para não usá-lo.

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Problema 2: usar como banco de dados

As equipes de finanças geralmente usam o Excel para baixar faixas de dados que são referenciadas usando funções como ‘Vlookup’ ou ‘Sumif’. Existem dois desafios. A primeira é que os tamanhos dos arquivos podem se tornar muito grandes e complicados de trabalhar. A segunda é que é uma tarefa gigantesca manter os dados atualizados conforme os sistemas subjacentes mudam.

O Excel não é um banco de dados por design – é por isso que a Microsoft tem Access e SQL. Tente usar seus pontos fortes como uma ferramenta para formatar e apresentar dados. Se possível, conecte-se diretamente às fontes subjacentes para que possa atualizar os dados automaticamente – utilize a funcionalidade de conexão de dados ou um suplemento do fornecedor. Observe que ainda pode haver limitações.

As soluções do Excel fornecidas por fornecedores de ERP, por exemplo, geralmente obtêm dados apenas de suas soluções. Nem tudo que você precisa em um relatório financeiro estará no ERP, embora o fornecedor possa tentar persuadi-lo do contrário.

Questão 3: Lógica mantida dentro do modelo

Inconsistências em relatórios geralmente ocorrem como resultado de lógica de cálculo que difere entre os modelos de relatório. Para superar esse problema, calcule KPIs ou medidas semelhantes e mantenha-os dentro da fonte de dados subjacente. Isso garante que todos estejam usando o mesmo cálculo.

Problema 4: a funcionalidade do Excel não vai longe o suficiente

Há situações em que a funcionalidade pronta do Excel não atende às suas necessidades. Um exemplo disso é o uso dinâmico de relatórios. A menos que você seja o autor e mantenedor da planilha, a única maneira de implantar um relatório para consumo em massa é exportá-lo em outro formato, como PDF.

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As visualizações também são limitadas por meio do Excel, embora a lista esteja crescendo. Você pode resolver muitos desses problemas com a abundância de soluções de terceiros que funcionam com o Excel.


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10 de setembro de 2020 14h


Uma comparação com ferramentas de relatórios especializados

Existem ferramentas analíticas mais avançadas, geralmente descritas como soluções de Business Intelligence (BI), que abordam muitos dos desafios enfrentados com o Excel. O simples fato de serem soluções de ‘TI’ reconhecidas significa que têm maior probabilidade de atrair um nível mais alto de governança em torno do desenvolvimento (embora não haja razão para que você não possa aplicar isso ao Excel).

A principal vantagem de uma ferramenta de BI é a funcionalidade de criar relatórios dinâmicos controlados, de autoatendimento e capacidade de análise para os consumidores. Isso pode aliviar o fardo das equipes de finanças e TI, se bem executado.

Ele pode fornecer mais opções de conectividade com fontes subjacentes e normalização de dados, embora seja mais provável que seja executado na fonte de dados subjacente. Também pode incluir a adição de alguma lógica, como cálculos.

Muitas ferramentas de BI também terão ampla funcionalidade para visualização de dados, muito além do que o Excel tem a oferecer. Em alguns casos, isso permitirá gráficos e painéis perfeitos.

Um dos principais desafios do BI tem sido a confiança na equipe de TI para desenvolver e manter a solução. Um nível de autossuficiência era possível, mas com limitações. Como resultado, muitos investimentos em BI acabaram como ‘estoque de prateleira’. No entanto, os fornecedores de BI trabalharam muito para desenvolver suas soluções para fornecer uma experiência de autoatendimento mais amigável e menos dependente da TI.

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Apesar desses avanços tecnológicos, a BI ainda luta para se firmar nas finanças. A rigidez do design do relatório – contas em linhas, anos em colunas – funcionou contra o uso de BI. As equipes de finanças estão acostumadas com o Excel, que permite apresentações em células específicas. Isso significa que qualquer célula pode conter dados de qualquer fonte. Embora isso possa parecer secundário, conheço projetos de BI que não conseguiram ganhar impulso por causa desse fato.

Se o Excel for usado da maneira certa e tiver governança aplicada ao desenvolvimento, não há razão para que ele não entregue uma solução de relatórios robusta para sua organização. Soluções de terceiros geralmente podem preencher quaisquer lacunas de funcionalidade que você possa ter.

Também pode ser mais fácil vender para o pessoal; eles mantêm seu cobertor de conforto do Excel e você pode desenvolver as habilidades existentes na sua organização.

O Excel funcionará para todos? Definitivamente não. À medida que as necessidades de relatórios se tornam mais complexas e as demandas do usuário aumentam, você pode precisar de um nível mais alto de autossuficiência e sofisticação. É aí que uma ferramenta especializada em relatórios pode ser a resposta.

Perdeu a Parte 1? Encontre aqui.


Escrito por Mark Cracknell, chefe de pesquisa, CFO de geração. Para obter mais informações sobre os serviços de CFO de geração, entre em contato aqui.

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