shadow

O processo de despesas pode ser uma dor – para todos! – CFO de Geração

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br


Quando voltei a pensar em mais de 25 anos para quando estava trabalhando na indústria como auditor financeiro, lembro-me das dores causadas pelo processo de despesas. Quando falo com organizações hoje, apesar de todos os avanços tecnológicos, para muitos nada parece ter mudado. O processo de despesas é tão demorado, manualmente intensivo e propenso a erros como sempre.

Como as organizações lidam com as despesas?

Existem dois ângulos para as despesas. O primeiro é o funcionário, a pessoa que faz os gastos e os reporta, o segundo é o envolvimento da equipe financeira e dos autores.

Empregado

A realidade é que a maioria dos processos de despesas é bastante básica e tem a seguinte aparência:

  • Funcionário decide fazer gastos
  • O funcionário preenche um formulário de despesa. Pode (inacreditavelmente) ser uma forma manual ou, mais provavelmente, uma forma flexível de algum tipo (por exemplo, Excel)
  • O funcionário faz cópias dos recibos novamente, físicos ou virtuais
  • O funcionário envia o formulário e os recibos à equipe financeira para aprovação / processamento

Essa tarefa pode ser semanal ou mensal e, para a maioria dos funcionários, levará um tempo precioso do dia ocupado ou será consumida no tempo pessoal. A natureza humana determina que essa tarefa seja frequentemente concluída com relutância, retrospectivamente e com pressa. Esse é especialmente o caso se o funcionário tiver um cartão de crédito, pois o incentivo ao reembolso é removido. Sei disso porque costumava ser o pior ofensor, mesmo sendo contador!

Equipe de finanças

A responsabilidade agora é transferida para a equipe financeira. Depois que as submissões são recebidas (e a busca pode ser necessária):

  • São realizadas várias verificações, como precisão de codificação, identificação do IVA (sempre um problema), correspondência de recibos, reconciliação do extrato do cartão de crédito (se usado)
  • Aprovado para autorização (manual ou eletronicamente)
  • Lançado no sistema contábil
Leia Também  Vertical Farming Companies See Funding Drought

O nível de intervenção da equipe financeira dependerá fortemente do funcionário. Na minha experiência, isso era variável, com alguns exigindo revisão e correção detalhadas, outros sendo fáceis de verificar. Após a autorização, o que pode ser trabalhoso se for manual, o lançamento no sistema de contas pode demorar um pouco, principalmente se houver vários funcionários.

A atividade final relacionada é a análise de variação de custos indiretos que ocorre como parte do final do período. Isso cobrirá os gastos, embora isso possa ser apenas no nível de resumo, dependendo dos procedimentos internos.


GENCFO Deep Dive Live – Controlando os controláveis ​​| Custos, Dinheiro, Controle

Em tempos de crise e estresse, o melhor conselho é se concentrar no que você pode controlar e aceitar o resto! Junte-se a nós enquanto conversamos com Daniele Marino, Soldo, para uma sessão para líderes financeiros e gerentes responsáveis ​​pelo gerenciamento do novo “modelo de negócios de recuperação” de controle de custos, gerenciamento de caixa e recuperação sustentável dos negócios.

23 de julho às 11h


Quais são os problemas com as despesas?

Quando analisamos o processo de despesas em detalhes, há várias questões a serem consideradas.

Eficiência do processo

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br

Isso é sempre um problema, nunca mais do que agora. A conclusão do funcionário e os aspectos da equipe financeira precisam ser considerados. O funcionário fica frustrado porque o processo é visto como uma sobrecarga que não gera valor, além de manter a equipe financeira feliz e ser reembolsada (se pagar do próprio bolso). Nesse caso, o único ponto positivo que você pode dar a eles é melhorar o processo e torná-lo o mais fácil possível.

Do ponto de vista da equipe financeira, há a quantidade de tempo consumida por esse processo, a verificação, a codificação, as reconciliações e a perseguição dos funcionários. Em quase todas as organizações em que trabalhei, esse processo é incrivelmente intensivo manualmente. Como dizemos repetidamente, certamente, temos coisas melhores para fazer com o nosso tempo!

Leia Também  Melhorando a geração de relatórios para as partes interessadas - clara, transparente e digital - CFO da geração

Controle sobre gastos

O problema, para muitos, é que o controle é reativado depois que os gastos são confirmados e enviados para autorização. Neste ponto, pode ser tarde demais.

Uma das principais questões para as organizações no clima atual é o gerenciamento de gastos e o desejo de ser proativo, em vez de reativo, controlando os gastos no momento do comprometimento.

Análise de despesas

Uma desvantagem quando lançamos despesas nos sistemas financeiros subjacentes é que tendemos a fazer isso em um nível resumido e perdemos os detalhes necessários para a análise. Isso pode ser resultado da necessidade de eficiência (ou seja, leva muito tempo para publicar todos os detalhes) ou porque o sistema subjacente não está estruturado para reter os detalhes (por exemplo, não possui centros de custo). Para controlar os gastos, é vital que tenhamos o máximo de detalhes possível para realizar a análise.

Encontre a plataforma tecnológica certa

Pelo que deveria ser um processo simples e direto, a maioria das organizações luta para ser eficiente e eficaz. Por que é isso? Simplesmente, falta de investimento na tecnologia certa.

Infelizmente, os sistemas financeiros tradicionais não foram projetados para lidar com esse processo e isso resultou no desenvolvimento de soluções internas sob medida. No entanto, muitos deles foram desenvolvidos anos atrás e não utilizam os avanços e capacidades da tecnologia atual (por exemplo, SaaS). Eu estava conversando com uma jovem contadora há algumas semanas e esse mesmo assunto surgiu enquanto ela trabalhava por mais um período, chamando a equipe de vendas que ainda não havia enviado seus formulários e recibos de despesas.

Existem muitas soluções boas por aí que abordarão todos os problemas destacados acima e que têm preços razoáveis ​​para organizações pequenas e empresariais.

Leia Também  Partidos políticos se movem on-line para lidar com o bloqueio nacional

Ao entrarmos na fase de recuperação da atual crise, na qual a transformação financeira está no topo da agenda, adicione despesas à lista de processos a serem revisados. Você pode se surpreender com a quantidade de benefícios comerciais que pode justificar facilmente o investimento. Você também pode tornar os funcionários mais felizes também!


Escrito por Mark Cracknell, Chefe de Pesquisa, CFO da Geração. Para mais informações sobre os serviços de CFO da geração, entre em contato aqui.

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *