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O aspecto mais importante da seleção de software NÃO é a tecnologia! Parte 2 – CFO da Geração

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Na Parte 1 de nosso artigo, abordamos alguns antecedentes e o que fazer antes mesmo de iniciar o processo de seleção. Aqui, na Parte 2, abordamos o próprio processo.

O processo de seleção é uma etapa fundamental na entrega de um projeto bem-sucedido. Temos experimentado situações em que o projeto começou a dar errado nesta fase, tornando muito difícil ou impossível a recuperação. Portanto, a necessidade de começar com o pé direito é fundamental. Para conseguir isso, há várias considerações importantes que merecem destaque:

Consideracoes chave

Não subestime a importância do RFI / RFP

Existe um equívoco de que, se você enviar uma Solicitação de informações ou proposta (RFI ou RFP) ou qualquer outro documento de tipo de concurso, os fornecedores responderão inevitavelmente. Enquanto trabalhava no lado do fornecedor, experimentei vários processos de compra em organizações de vários tamanhos e indústrias. A primeira coisa que observei foram os requisitos gerais, podemos atender a eles? O segundo, antes mesmo de pensar em responder, era a qualidade da documentação fornecida e a qualidade do próprio processo. Isso me daria uma boa sensação para a organização e as chances de trabalhar em conjunto para entregar um projeto bem-sucedido. Isso é tão importante para um fornecedor quanto para o comprador. O terceiro é avaliar nossas chances de sucesso com base na interação / contato anterior, na metodologia de seleção e na quantidade de tempo necessária para concluir. Todo fornecedor tem recursos finitos e não responderá se o processo não estiver bem definido.

Como você vê, a qualidade da sua documentação é crítica. Você não quer perder o melhor fornecedor para você, mesmo antes de começar!

Requisitos – a necessidade de diferenciação funcional

Isso faz parte da avaliação feita acima em relação à qualidade do RFI / RFP, mas abordarei isso separadamente, pois é muito importante. Como você planeja diferenciar os fornecedores? Isso fornece uma indicação muito boa do nível de pensamento que foi inserido no projeto proposto.

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Conforme discutido na Parte 1, existem várias soluções que fazem o básico, independentemente do gênero do software. Vamos dar um exemplo – uma organização que procura substituir um modelo de planilha pelo software de planejamento empresarial (uma situação comum). A maioria das organizações procurará os mesmos recursos e funcionalidades principais; fluxo de trabalho, integração com o MS office, acesso ao navegador, colaboração para vários usuários, integração com a fonte de dados, capacidade de geração de relatórios etc. Todas essas coisas eu consideraria parte de um processo de planejamento de práticas recomendadas. Se você visse o mercado de software, existem vários fornecedores que podem oferecer esses requisitos funcionais essenciais. Portanto, qualquer um desses produtos funcionaria para sua organização. Então, como você diferenciará os fornecedores? Preço potencialmente, mas o que diz sobre um projeto quando ele é baseado apenas no preço?

Fazer um grande número de perguntas na RFI / RFP sobre a funcionalidade básica é um uso insuficiente do tempo e não ajuda a diferenciá-lo. Além disso, essa não é uma proposta apetitosa para um fornecedor em potencial e pode afetar seu desejo de responder. A resposta é que você precisa se concentrar nos requisitos complexos que estão fora da “norma”.


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Coloque ênfase em quem você trabalha

Minha experiência é que é gasto muito tempo e esforço concentrando e fazendo perguntas sobre a tecnologia e não sobre a implementação e entrega. Se houver uma diretriz de pontuação em vigor, ela frequentemente será fortemente ponderada em relação à tecnologia.

Certifique-se de colocar ênfase suficiente na entrega. Use o processo de seleção para formar uma opinião sobre as pessoas com quem você trabalhará. Você deve procurar um “parceiro de software”, uma organização e indivíduos com quem possa trabalhar, o que pode levar vários anos. É provável que isso seja subjetivo, um sentimento de coragem e não uma classificação definitiva. Talvez isso explique por que algumas organizações impõem uma tarifa alta à tecnologia, pois as orientações de RFI / RFP geralmente defendem a remoção da subjetividade individual? Estou certo de que você terá sua própria idéia de como avaliar a adequação de um fornecedor ao qual fazer parceria. No entanto, algumas das principais perguntas que fornecerão algumas dicas são:

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  • Com quem você estará trabalhando? Peça perfis de CVs / consultores da equipe de implementação proposta. Eles são funcionários ou contratados – vitais para garantir a continuidade contínua? Eu recomendaria um contato pessoal (virtual, se necessário) com os principais membros da equipe no momento apropriado. Isso deve incluir, no mínimo, o gerente de projeto do fornecedor e o consultor principal, os dois principais pontos de contato para você e sua equipe.
  • Qual é a metodologia e ethos de implementação? É essencial que sua equipe seja auto-suficiente no futuro. Pergunte ao fornecedor como isso pode ser alcançado? Como o fornecedor implementa? Qual metodologia de projeto eles seguem (por exemplo, ágil, cascata)? Que nível de comprometimento eles exigirão dos recursos internos?
  • Que governança de projeto existe? O fornecedor deve ter experiência no fornecimento de projetos semelhantes e deve poder aconselhar um nível apropriado de Governança do Projeto.
  • Quem fornece suporte pós-implementação? Isso é importante, independentemente de você estar trabalhando diretamente com um parceiro de negócios ou o fornecedor do software. Quem estará fornecendo suporte e qual nível de suporte? Como eles garantem a continuidade da equipe de desenvolvimento até a equipe de suporte?
  • O que os torna diferentes dos outros? Esta pergunta fornecerá ao fornecedor a oportunidade de identificar qualquer coisa que os diferencie da concorrência. Pode ser um conhecimento específico, uma abordagem de implementação ou uma solução inovadora.

Em nossa experiência, um dos motivos mais comuns para não alcançar o resultado desejado do projeto é uma falha no próprio processo de implementação. Dois principais fatores que contribuem para o fraco desempenho são a governança do projeto e o comprometimento dos recursos internos. Certifique-se de que ambos os aspectos sejam abrangidos de maneira abrangente e tenham peso suficiente em sua decisão final. Acredito muito na teoria de que “uma má idéia implementada bem é melhor do que uma boa idéia implementada mal”.

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Em conclusão

Há muitas coisas a considerar quando se pensa em seleção de software. Como você pode coletar dos dois artigos, o aspecto mais importante da seleção de software NÃO é a tecnologia!

Como o GenCFO pode ajudá-lo?

Existem duas maneiras pelas quais o GenCFO pode ajudá-lo no futuro.

A primeira é que podemos fornecer conselhos sobre todos os aspectos ou qualquer parte do processo de seleção de software, desde a definição de uma visão até a coleta de requisitos, fornecendo orientações agnósticas sobre fornecedores pré-selecionados e orquestrando o processo de demonstração. Usando nosso conhecimento e experiência no mercado de tecnologia, podemos ajudá-lo a reduzir significativamente a escala de tempo e arriscar o processo, garantindo que você encontre a solução certa para sua organização.

O segundo é através do nosso Showcase de Tecnologia e Showcase de Consultoria, que lançaremos nos próximos meses. O primeiro listará as tecnologias / fornecedores e fornecerá mais informações sobre seus recursos. Este último listará e fornecerá detalhes das consultorias que podem implementar essas tecnologias.


Escrito por Mark Cracknell, Chefe de Pesquisa, CFO da Geração.

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