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Iniciando sua jornada para transformar finanças – CFO de geração

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A ‘Última Milha de Finanças’

Conversamos com muitas organizações que investiram em tecnologia para melhorar seus processos de consolidação financeira, planejamento ou geração de relatórios. E, no entanto, a ‘Last Mile of Finance’, a produção de documentos, como livros de relatórios mensais, envios regulatórios e declarações anuais, continua sendo um processo intensivo e manual, que consome o tempo valioso da equipe financeira. Este artigo investiga por que isso é e como ele pode ser tratado como um primeiro passo simples em sua jornada de transformação.

O que é a ‘Última milha das finanças’?

Geralmente, há um equívoco de que a ‘Última milha das finanças’ seja sobre relatórios externos e entrega de documentos regulatórios, como anúncios trimestrais ou declarações anuais. De fato, a maioria das organizações produz mais relatórios internos do que externos, como pacotes mensais e orçamentos. Além disso, com o aumento do uso do PowerPoint, não esqueça as apresentações como uma forma de relatório. Quando você adota essa definição estendida, pode encontrar muitos exemplos em que produz um documento ou apresentação periodicamente que inclui dados financeiros e, potencialmente, algum tipo de narrativa.

A razão pela qual isso geralmente cai sob o radar é que o tempo necessário para criar cada documento é pequeno (digamos 30 minutos). No entanto, pode haver muitos documentos que, quando somados, chegam a uma quantidade significativa de tempo ao longo do ano. Faça esse exercício e provavelmente perceberá que a ‘Última milha das finanças’ é um problema maior do que você pode ter pensado primeiro. “Esperamos que os clientes economizem 40% ou mais do tempo e do dinheiro na preparação de relatórios anuais, além dos custos associados ao design e produção”, disse Mark Rolfe FCCA, diretor de vendas da EMEA da Certent, “as eficiências quando estendido a tipos de relatórios internos e outros, é um argumento de negócios muito atraente para investimentos em tecnologia ”.

Não se trata apenas de eficiência!

Até agora, nos concentramos nos aspectos de tempo e eficiência da produção de documentos. Há outras coisas a considerar além disso.

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Risco

Isso geralmente é negligenciado como um problema na produção de documentos. Em qualquer situação em que a intervenção manual ocorra, aumentamos o risco de erro humano. Quando isso se refere a relatórios internos, as implicações podem ser menos graves, ou seja, perda de confiança nas finanças, ações incorretas tomadas. Erros podem ser um problema específico em que estamos produzindo relatórios externos para requisitos regulatórios, pois isso pode causar danos graves e resultar em penalidades financeiras.

Colaboração

Alguns documentos exigirão vários colaboradores, todos trabalhando no documento simultaneamente. Como sabemos, certas ferramentas são excelentes como aplicativos de usuário único, mas apresentam fragilidades em relação à capacidade de vários usuários.

Controle e auditabilidade

Se um documento tiver um tamanho significativo, com vários colaboradores, o controle de versão poderá começar a se tornar um problema, assim como o controle sobre a integridade dos dados. Existem dois aspectos na auditabilidade; o primeiro envolve alterações de documentos e o outro, uma trilha de auditoria, do sistema subjacente até os números finais relatados.

Como a maioria das organizações faz isso?

O número esmagador de organizações usa soluções de escritório da MS e processos intensivos manualmente para montar livros e apresentações de relatórios. Alguns exemplos comuns de processos que vimos são;

  • Usando o Excel altamente formatado para números e narrativa
  • Copie e cole do Excel para o Word com a narrativa sendo adicionada lá
  • Digitando números diretamente nas apresentações do PowerPoint ou copie e cole do Excel
  • Enviar documentos para PDF

Esses processos adotados expõem os problemas destacados acima; eficiência, risco, colaboração, controle e auditabilidade.


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16 de julho de 2020 14:00 em Londres.


O que dificulta esse processo?

Parece, na superfície, um processo tão simples e, no entanto, não é. Em nossa experiência, existem três razões pelas quais esse processo é difícil e complicado;

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  1. Estamos misturando dados e narrativa;
  2. A saída pode estar em vários formatos; e
  3. É necessária a colaboração de vários usuários.

O primeiro ponto é provavelmente o mais importante. As soluções tecnológicas, como sistemas de contabilidade, consolidação ou planejamento, não são projetadas para coletar comentários ou narrativas. Eles geralmente podem conter comentários, embora, devido à natureza arquitetônica das soluções, isso só possa ser feito em um nó no nível de entrada, ou seja, na conta nominal da GL ou no nível da empresa. Portanto, não é possível coletar narrativa ou comentário nos vários níveis necessários. “As finanças geralmente gastam um tempo valioso na extração de dados de sistemas legados. Nos 21st século, eles devem ser capazes de automatizar esse esforço manual e demorado e usar seu tempo de forma mais benéfica para fazer parceria com os negócios ”, disse Rolfe.

O que acrescenta a esse problema é a necessidade de combinar dados e narrativa, às vezes na mesma página, às vezes em um parágrafo da narrativa e o nível de formatação necessário para a apresentação. Isso resultou no uso das ferramentas do MS office e nos processos descritos acima.

Automatize a ‘Última Milha de Finanças’

Este é um processo que pode ser significativamente ajudado pela tecnologia em uso, geralmente descrita como soluções de ‘Gerenciamento de Divulgação’. Eles terão recursos essenciais, incluindo:

  • Conectividade com fontes de dados subjacentes – permitindo que os dados sejam atualizados automaticamente em todas as ferramentas do MS office (Excel, Word e PPT)
  • Auditabilidade abrangente – de todas as alterações e alterações feitas nos documentos e em cada ponto de dados
  • Colaboração multiusuário – permitindo a participação de múltiplos usuários, controle de versão e segurança
  • Verificações de integridade de dados – garantindo controles de dados sempre que necessário
  • Múltiplos formatos de saída – incluindo as ferramentas do MS office, PDF, ferramentas de publicação e formatos eletrônicos (por exemplo, iXBRL)

O ponto final é digno de mais discussão. Atualmente, é necessário fornecer informações em formato eletrônico às autoridades reguladoras, e isso provavelmente aumentará no futuro. Por exemplo, o mandato da ESMA e os relatórios da ESEF que foram iniciados este ano. A maneira mais comum de lidar com isso é através de uma solução de identificação não conectada ou terceirizada para terceiros. Obviamente, isso introduz um elemento de risco que pode ser eliminado por um processo contínuo.

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“Nossa visão é que se cada área de conformidade resultar em um custo incremental – e, se terceirizar, em uma perda de controle – é uma oportunidade perdida”, disse Rolfe. “Por que não transformar o custo de conformidade em um investimento em transformação? Aumente a eficácia e a eficiência, com benefícios quantitativos e qualitativos ”.

Conselho da GenerationCFO

Nossa pesquisa mostra que a transformação financeira é de maior prioridade para as organizações. A questão é sempre, por onde começar? Recomendamos iniciar sua jornada de transformação com pequenas etapas definíveis, proporcionando ganhos rápidos – um método de entrega de baixo risco. A ‘Última milha das finanças’ é um bom ponto de partida, pois o tempo para valorização pode ser rápido com pouco treinamento do usuário. Ao automatizar essa atividade fundamental, você pode melhorar significativamente a eficiência do processo, reduzindo ao mesmo tempo o risco de erro e aumentando o controle e a auditabilidade.

Identificar a (s) plataforma (s) de tecnologia certa (s) para permitir sua transformação financeira é, obviamente, fundamental para o sucesso. É aqui que podemos ajudar, fornecendo consultoria independente e especializada por meio de nosso serviço de consultoria da GenCFO.


Este blog foi criado por Mark Cracknell, Chefe de Pesquisa, CFO da Geração, em discussão com Mark Rolfe FCCA, Diretor de Vendas da Certent.

A Certent, Inc., fundada em 2002, ajuda os clientes a elevar seus negócios com soluções inteligentes e intuitivas para finanças modernas. Suas soluções avançadas para gerenciamento de divulgação, relatórios narrativos e gerenciamento de patrimônio ajudam os líderes de negócios e finanças a melhorar a precisão, economizar tempo e fazer mais. O Certent ajuda a redefinir sua abordagem de governança, risco e conformidade.

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