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Etapas práticas para melhorar seus relatórios – CFO de geração

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Na parte final desta série, examinamos em detalhes as etapas pragmáticas que o ajudarão a melhorar a qualidade dos relatórios em sua organização

Eu destaquei vários desafios de relatórios no início desta série. Nem todos estão sob o controle total das finanças – dados, por exemplo. No entanto, outros são controláveis, se não altamente influenciados, pela equipe de finanças. Se você conseguir resolver esses problemas, a qualidade de seus relatórios pode melhorar significativamente.

Transformando dados em informação

Se alguma vez houve um assunto que a equipe de finanças precisava resolver, é esse. Ainda vejo relatórios que contêm apenas números. Os dados não se tornam informações até que apliquemos o significado e o contexto, muitas vezes na forma de adicionar uma narrativa de acompanhamento.

Essa capacidade de contar uma história é uma habilidade crítica que a equipe financeira moderna precisa dominar. Precisamos disso para fornecer insights e agregar valor que eleva nosso perfil de meros contadores de feijão a estrategistas. Se você está adotando uma abordagem de ‘parceiro de negócios’, esse processo é particularmente fundamental; demonstra nossa capacidade de criar ação a partir de dados.

Meios de comunicação

Até agora, me referi a relatórios e relatórios. Para completar, vamos incluir outros métodos de comunicação empresarial, como apresentações.

O conteúdo das comunicações mudou nos últimos anos, com os gráficos se tornando cada vez mais populares. A metodologia também se desenvolveu do consumo estático de um relatório de cópia impressa ou eletrônica para a análise dinâmica de autoatendimento usando aplicativos analíticos.

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Muitas equipes financeiras ainda adotam um estilo de apresentação clássico, que consiste predominantemente em números e narrativas, apresentadas em um formato estático. Se o criador do relatório (as equipes financeiras agora podem facilmente criar visualizações usando ferramentas sob seu controle) ou o consumidor impulsiona essa mudança é um assunto para debate.

Relatórios estáticos podem ser obrigatórios para certos tipos de relatórios (por exemplo, relatórios regulamentares ou estatutários). Para outras comunicações, temos uma escolha. Avalie o impacto que o método de implantação tem em sua equipe de finanças. Com a entrega estática, é provável que a equipe financeira consuma um tempo mais valioso fornecendo variações de relatórios ou análises adicionais.

A solução ideal é desenvolver comunicação dinâmica de relatórios, provavelmente por meio de um navegador web, permitindo o autoatendimento do consumidor. Claro, isso deve incluir a narrativa orientada para as finanças, quando aplicável.

Embora as vantagens das visualizações de dados sejam visíveis, precisamos abordar um risco. Esse risco é como determinar a visualização apropriada para contar nossa história. As visualizações não existem para fins estéticos. Eles ajudam o consumidor a identificar problemas e ações necessárias, o que nos leva muito bem ao terceiro fator controlável.


GENCFO Deep Dive – Como você torna a reportagem ‘melhor da classe’ uma realidade?

Neste Deep Dive Live interativo com GenCFO, IBCS e XLCubed, discutiremos como e por que as organizações ficam aquém das expectativas ao relatar e como isso pode ser resolvido de forma rápida e fácil.

Se você está procurando melhorar sua capacidade e saída de relatórios, esta sessão é para você.

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10 de setembro de 2020 14h


Padrões de design consistentes

Podemos melhorar significativamente a compreensão de relatórios e apresentações aplicando padrões de design consistentes. Na minha experiência, muito poucas organizações são consistentes em um único relatório, muito menos em todas as comunicações.

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Existem várias áreas a serem consideradas. A primeira é como usamos o meio para relatórios. Para relatórios impressos, qual é o tamanho da página? Ao usar uma ferramenta analítica, como usamos o espaço (espaço da tela)?

O próximo é desenvolver padrões de como comunicamos informações. Se vamos usar uma visualização, qual e onde?

O último ponto é onde estão os detalhes: como estruturamos um relatório. O que você atribui a linhas e colunas? Os títulos e rótulos estão corretos? Como você exibe comentários e usa cores? Qual escala você usa?

Todos esses podem parecer pontos menores, mas quando o tempo é precioso e é fundamental para identificar as questões que requerem ação, devemos usar todas as ferramentas para atingir esse objetivo.

O princípio da padronização foi adotado por organizações notáveis ​​na Europa continental, mas ainda não ganhou força no Reino Unido. Para lhe dar uma indicação de como podemos aplicar isso na prática, recomendo consultar o International Business Communications Standards Institute (IBCS).

Superando as barreiras para mudar

Ao relatar e nos comunicar com o resto da empresa, temos várias partes com interesses adquiridos. Isso, infelizmente, pode criar barreiras à mudança que precisamos superar.

A relutância do consumidor em mudar é um problema comum. Eles podem se sentir confortáveis ​​com o que têm ou temer mudanças. Pode ser uma combinação de ambos. Produza relatórios e comunicações alternativas e busque feedback dos consumidores como uma possível solução. Isso pode significar carga de trabalho extra no curto prazo, mas espero que menos no futuro.

Você também pode encontrar resistência por parte da equipe de marketing se se comunicar com consumidores externos por meio de relatórios anuais, por exemplo. Eles podem ser insistentes em um estilo de marketing, colocando substância sobre a forma para fins estéticos.

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Você também precisa da tecnologia e das habilidades certas para seguir o caminho que deseja seguir. A tecnologia fala por si. No entanto, o conjunto de habilidades do usuário muda à medida que você passa de proezas de produtividade para mentalidades analíticas.

Em todos os casos, o CFO e a equipe de finanças devem usar suas habilidades de influência para alcançar o resultado certo para a organização. A vantagem de melhorar os relatórios é que as mudanças podem ser entregues rapidamente e com um orçamento apertado.

Perdeu os artigos anteriores desta série? Leia a Parte 1 e a Parte 2.


Escrito por Mark Cracknell, chefe de pesquisa, CFO de geração. Para obter mais informações sobre os serviços de CFO de geração, entre em contato aqui.

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