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Conhecimento de dados: como preparar dados

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Existem muitas ferramentas no mercado de preparação de dados, mas dois exemplos comuns são Tableau Prep e Excel. Eles são úteis para demonstrar algumas técnicas de preparação de dados.

Preparando dados em Excel

É um velho favorito; experimentado e testado, acessível, poderoso. Existem também milhares de guias de procedimentos online. É uma ótima ferramenta para começar.

As ferramentas de dados encontradas no menu Dados do Excel podem ser úteis, mas são melhores para conjuntos de dados menores. Fórmulas aninhadas complexas usadas para preparar dados podem fazer sentido para usar inicialmente, mas considere o quão rápido elas se tornam pesadas, complicadas, propensas a travar o Excel e difíceis de explicar para colegas não técnicos.

Aqui estão algumas ferramentas de dados úteis no Excel:

Fórmula

O Excel contém uma grande variedade de fórmulas. As fórmulas básicas como SOMA, SOMASE, SE, VLOOKUP são ótimas para cálculos e referências. Pressione Shift F3 no Excel para iniciar o navegador de funções de outras fórmulas e funções.

Texto para colunas

Ótimo para transformar texto delimitado em dados colunares. Realce os dados, clique em ‘texto para colunas’ no menu Dados.

Remover duplicatas

Isso facilita o trabalho de desduplicação de dados.

Preenchimento Flash

Digite alguns nomes na coluna A, alguns sobrenomes na coluna B e comece a digitar os endereços de e-mail na coluna C e você verá o preenchimento instantâneo do Excel descobrir o que você está fazendo e sugerir um preenchimento instantâneo para completar o processo para você.

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Preenchimento estático vs dinâmico

Para um preenchimento estático, selecione a célula com dados, incluindo as células de realce desta célula abaixo, e pressione Ctrl D. Para um preenchimento dinâmico, realce duas células consecutivas, passe o cursor sobre o canto inferior direito da célula inferior até que uma cruz apareça, clique, segure e arraste para baixo.

Encontrar e substituir

Facilita o trabalho de localização e substituição de dados. Por exemplo, atualizando a fórmula em um relatório mensal: encontre junho de 2018, substitua por julho de 2018. Ctrl F e ALT P é um atalho útil para localizar e substituir.

Funções de substring

Por exemplo, ESQUERDA, DIREITA, MEIO, PESQUISAR, SUBSTITUIR ajudam a extrair texto de uma célula. Este é um ótimo artigo para você começar.

As ferramentas mais avançadas de preparação de dados do Excel são:

  • Obter dados (menu Dados)
  • Consultas e conexões (menu de dados)

Vale a pena explorar esses recursos se você estiver importando dados de fontes externas e quiser construir consultas para manipular os conjuntos de dados. Pode parecer complicado, mas o editor de consultas do Excel torna relativamente fácil criar consultas fazendo a codificação para você.

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Preparando dados em uma ferramenta de BI

Ferramentas de business intelligence (BI) como Tableau Desktop ou PowerBI funcionam melhor com dados organizados; armazenados em colunas e linhas. Cada linha deve ser um item de dados e cada coluna deve ser um atributo.

Tableau Prep é uma ferramenta para colocar seus dados em forma, prontos para uma ferramenta de BI. Uma ferramenta de preparação de dados dedicada permitirá que você faça mais. Ele fornecerá recursos além do que o Excel foi projetado para fazer e cria um fluxo de trabalho confiável para colocar seus dados desordenados de fontes distintas em um só lugar, combinados e prontos para análise.

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Antes de mover um, reserve alguns minutos para refletir sobre a preparação de dados que está fazendo no Excel. Você ou sua equipe estão fazendo uma grande quantidade de trabalho de preparação manual de dados? Se você pudesse automatizar isso em uma ferramenta de preparação de dados, esse tempo economizado seria útil para sua equipe?

Como exemplo, digamos que você esteja trabalhando com dados de transações de 7 planilhas individuais que precisam ser unidas (combinadas).

Você pode ter um fluxo de trabalho manual do Excel, no qual combina várias planilhas em seu processo de relatório semanal ou mensal, talvez usando macros para fazer o trabalho. Na preparação do Tableau, a união é feita arrastando e soltando e leva segundos e não requer habilidades de macro ou Visual Basic.

A próxima etapa no fluxo de trabalho pode ser a preparação ou limpeza dos dados. No Tableau Prep, você pode adicionar uma etapa para dividir os dados em colunas usando os delimitadores. É simples de fazer e não requer habilidades de codificação.

Existem várias opções de limpeza de dados e, cada vez que você adiciona algo, o Tableau Prep está incorporando isso ao fluxo de trabalho. As vantagens são sua simplicidade, clareza de fluxo de trabalho e você pode aplicar as etapas a outras pastas de trabalho.


Autoria de Sam Ellis.

Sam Ellis é especialista em análise de dados e contador de empresas na Interworks.



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