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Agora é a hora do RPA

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As finanças estão sob pressão para agregar valor em ritmo acelerado. A automação poderia ser a resposta?

Com a pressão generalizada em quase todas as organizações, é um desafio garantir que a equipe de finanças seja o mais produtiva e valiosa possível. Além disso, uma pesquisa recente do Gartner descobriu que 73% das equipes financeiras estavam sob pressão para serem mais rápidas.

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A resposta poderia ser Robotic Process Automation? Este artigo analisa o que é e fornece exemplos de como as finanças podem tirar proveito disso.

O que é Robotic Process Automation (RPA)?

RPA é uma tecnologia de desenvolvimento rápido que usa bots (um aplicativo de software que executa tarefas automatizadas) para imitar as interações humanas com a interface do usuário de um computador. Ele pode automatizar processos manuais tediosos e sujeitos a erros, liberando tempo para que a equipe faça um trabalho de maior valor. Em muitas situações, para configurar ou usar RPA, há uma baixa dependência de recursos de TI.

Características dos processos que poderiam usar RPA

Existem várias características a serem observadas nos processos prontos para automação:

  • Alto em volume e repetitivo
  • Baseado em regras
  • Exceções limitadas
  • Entradas legíveis

“Se um processo tiver essas características, ele será candidato ao RPA”, disse Manish Sharma, vice-presidente da Ásia-Pacífico da Servicetrace, fornecedora líder de soluções robóticas inovadoras. “Processos com alto volume de transações ou processos periódicos de rotina, com etapas modeláveis ​​ou previstas e de baixo nível de complexidade. Exemplos comuns de entradas eletrônicas legíveis são Word, Excel, XML, PPT ou PDFs. ”

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A oportunidade em finanças

Muitos processos financeiros permaneceram inalterados por anos. Alguns são manuais intensivos e sujeitos a erros, consumindo tempo e esforço consideráveis ​​de uma equipe experiente e altamente qualificada.

Na pesquisa realizada pela McKinsey (veja abaixo), eles analisaram o potencial do RPA em finanças e concluíram que há uma grande oportunidade a ser explorada.

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E ainda, quando falamos com profissionais de finanças, apenas alguns adotaram a automação. Existem duas razões principais para essa inércia interna. O primeiro é a barreira das soluções legadas. Muitas vezes, são investimentos de alto custo e longo prazo, como soluções de ERP, que carecem de funcionalidade e capacidade e que causariam interrupções significativas para substituição. A segunda é a compreensão do que pode ser alcançado pelo RPA.


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“Já implantamos soluções RPA para oferecer suporte a uma ampla gama de processos em toda a função de Finanças”, disse Manish. “Atividades de gerenciamento de tesouraria e compra para pagamento, há muitas opções.”

Vejamos exemplos de onde vimos o RPA ter um impacto nas finanças:

Contas a Receber (AR)

Muitas equipes de AR ainda são tradicionais na forma como operam, realizando muitas tarefas manualmente. Podemos revolucionar o processo de controle de crédito usando o RPA para monitorar a atividade do devedor e automatizar e-mails ou extratos para clientes, talvez acionados por um evento ou data. Também observamos uma melhora considerável de produtividade e uma redução nas taxas de erro na postagem e correspondência do dinheiro recebido.

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Contas a Pagar (AP)

As equipes de AP tendem a espelhar o AR em muitos aspectos. A maioria ainda mantém processos manuais tradicionais para combinar pedidos de compra e faturas. Você pode automatizar essa tarefa demorada se puder aplicar regras a ela, embora isso possa exigir algum recurso de OCR para ler faturas, a menos que sejam recebidas eletronicamente.

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Manutenção de sistema

Freqüentemente, esquecemos a manutenção do sistema como uma tarefa que consome um tempo significativo da equipe de finanças. Como resultado, é esquecido como uma área de melhoria. Exemplos disso são os novos códigos GL, clientes ou fornecedores. Para grandes empresas, um alto volume de novos registros de arquivo mestre é comum. Esta é uma área clássica onde a RPA pode ajudar. A velocidade excede em muito a de um humano e com menos risco de erro. Para ir mais longe, por que não adicionar uma etapa de validação, talvez verificando um número de IVA em um banco de dados central ou enviando um e-mail para alguém para aprovação?

Para aquelas organizações que têm vários ERPs ou várias empresas em um ERP, os períodos de abertura e fechamento ou a execução de outras etapas de rollover podem ser dolorosos. Novamente, um processo que atende a todas as características da automação.

Reconciliações

Nossa pesquisa mostra que as reconciliações ainda são abundantes em finanças, seja concordando em dois sistemas (por exemplo, ativos fixos) ou reconciliando uma conta em seu GL. Isso consome uma grande quantidade de tempo, muitas vezes repetido mês após mês. No entanto, muitas dessas tarefas seguem regras e lógicas específicas que podem ser executadas automaticamente. Sim, isso pode exigir alterações na maneira como você publica coisas no GL. Mas imagine o tempo que você poderia liberar.

Ajustes de fim de período de processo

Há dois aspectos para isso: o cálculo do ajuste, talvez uma provisão ou pré-pagamento, e o lançamento físico do diário na solução ERP.

Muitas organizações extraem dados de seus GLs, carregam-nos no Excel e usam-nos para calcular os ajustes. Se as regras de cálculo forem bem definidas, você pode automatizar isso. No entanto, o que pode ser automatizado é o próprio lançamento no diário. Com os avanços da tecnologia ocorridos, devemos postar manualmente os diários?

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Intercompany

Deixei este assunto durar por duas razões. Primeiro, não é exigido por todas as organizações. Em segundo lugar, traz de volta as memórias mais dolorosas de todos os tópicos discutidos. O processo de acordos intercompany possui diversas tarefas que podem ser automatizadas, como a comunicação de saldos entre as organizações, tradicionalmente conduzida manualmente por e-mail ou o próprio matching ou reconciliação. A automação pode desempenhar um papel importante na melhoria desse processo; algo que muitos profissionais de finanças adotariam.

Há muito mais potencial

Eu apenas arranhei a superfície em termos do que você poderia alcançar com o RPA. Os processos mencionados são os lugares fáceis para começar. Lembre-se de que a melhoria da produtividade de cada tarefa pode ser pequena. No entanto, quando você olha para eles na totalidade, logo eles se somam e fazem uma enorme diferença.

“E não se esqueça dos outros benefícios que surgem”, acrescentou Manish. Onde implementamos nossa plataforma Servicetrace RPA, também observamos uma redução de erros e menos riscos. Os processos conduzidos manualmente podem facilmente introduzir erro humano e um elemento de risco em atividades que já são críticas. ”

Mais importante ainda, criamos tempo para que a equipe de finanças agregue insights e valor. RPA é uma opção de baixo custo, baixo risco e baixa interrupção que se aproveita de suas soluções legadas. É uma oportunidade ganha-ganha – então, o que você está esperando?


Este artigo é patrocinado pela Servicetrace – automatizando os processos corporativos mais complexos do mundo.

Visite www.servicetrace.com para saber mais sobre a Servicetrace e sua plataforma X1 Enterprise Robotic Process Automation.

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